プロジェクトを手軽に完璧に管理できる「マンモスプロジェクト」を体験してみた

アスキー 11月23日(水)06時30分配信

 ビジネスで業務を進める際、1つのプロジェクトとして管理することも多い。ITシステムを開発するだけでなく、新商品をリリースしたり、新規店舗を出店したりするのもプロジェクトと言える。多数の人員が無数のタスクを処理しつつ、進めていかなければならない。当然、日々修正や追加が発生する。

 そんなプロジェクト管理に特化したサービスを提供しているスタートアップがパラダイスウェア株式会社だ。今回はプロジェクト管理サービス「マンモスプロジェクト」を体験してみた。

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仕事でもプライベートでも何かコトをなそうと思えばそれはプロジェクト。多層に重なるタスクを「マンモスプロジェクト」で華麗にさばこう

12年のプロマネ経験から使えるツールを開発した

 パラダイスウェア株式会社は2011年に創業。代表の橋本将功氏は、12年間プロジェクトマネージャーを務めていたプロジェクト管理のプロ。長年自分で使える管理ツールを探していたが、しっくりくるモノがなかったという。今でも、メールやエクセル<7591>で管理している企業も多く、生産性が上がっていないのが現実なのだ。

 プロジェクト管理ツールには2つ難しいポイントがあるという。

 エンジニアを管理するだけのツールであれば存在するのだが、プロジェクトにはビジネス、企画、デザインと言った要素も入っていくる。それらを連携しようとすると既存のものではなかなかうまくいかないという。文字情報だけの進行管理ツールでは、デザイナーも使いたがらない。そもそも、エンジニア好みのツールは尖りすぎていて、ほかの人たちにはハードルが高いのだ。

 2つ目はマネジメントだ。プロジェクトマネージャーがタスクひとつひとつに関して指示を出していると、それだけで1日が終わってしまうこともある。プロジェクト全体を全員で共有できれば、この手間を大きく省けることになる。

 これらのポイントを解消するために開発されたのが「マンモスプロジェクト」だ。2012年から無料版の「マンモスチームワーク」というサービスを手がけており、2016年6月、満を持しての有料版スタートとなった。

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右上のリンクからアカウントを作成、もしくはGoogleアカウントでログインする
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「新規プロジェクト」をクリックして、プロジェクト名を入力。イメージ画像も設定できる

 早速、試してみたい。筆者はIT開発を手がけてはいないので、海外に飲食店を出店するという想定でプロジェクトを作ってみる。まずはアカウントを作成。Googleアカウントも利用できる。価格は1メンバーにつき、500円/月とお手軽。しかも、1人のみのプロジェクトや、閲覧権限のメンバーは課金対象に含まれない。さらに、現在(2016年11月時点)はメンバーを招待するとオーナーに1000円分のチケットが発行される。事実上2ヵ月間は無料で利用できる。

 プロジェクトを作成したオーナーは、まずメンバーを招待する。その際、権限を3種類から設定する。プロジェクトを削除することも可能な「管理者」と投稿などが行なえる「メンバー」、そして見るだけの「閲覧のみ」だ。後で権限の変更はできるが、有料メンバーの管理者とメンバーから無料ユーザーの閲覧のみに変えることはできない。

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プロジェクトができたら「メンバー」タブからメンバーを招待する
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メールアドレスを入力して招待する。「権限」は管理者とメンバー、閲覧のみの3種類となる
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スタッフに参加してもらった

プロジェクトに必要なタスクをすべて洗い出す

 メンバーを招待したらタスクを登録してみよう。「タスク」タブを開き、左上の「新規タスク」をクリック。「新規タスク作成」画面が開くので、タスク名を入力しよう。後は内容に合わせて、ステータスやカテゴリー、担当者、期間、重要度などを設定しよう。期間を設定したりメモを残すことも可能だ。

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タスクの作成画面

 「閲覧のみのメンバーに非公開」にチェックすると、機能名通り管理者とメンバーしか閲覧できなくなる。例えば、クライアントや外注のコンサルタントなどとプロジェクトの進捗を共有するために無料アカウントで招待しているが、公開する必要がなかったり、見られたくない項目は非公開にする、といったことができるのだ。

 もちろん、シンプルにタスク名だけ入れて、がしがし項目を作っていくのもいい。どちらにせよ最初のタスクを登録する作業量は多い。とは言え、当たり前のこと。

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片っ端からタスクを登録していく

 すべてのタスクを全部入力し、関係性を設定する作業を見て「大変な作業ですね……」とつぶやいた筆者に対し、代表の橋本氏は「ここが一番重要」だと即答。プロジェクトをスムーズに進めるためには、最初の計画が肝心という。

 最初から予定に入っていればたいした作業ではないが、プロジェクトにおける穴が発覚するとトラブルになるためだ。たとえば、システム開発案件でリリースの1週間前にセキュリティー規定を初めて共有したりすると炎上は必至。計画段階で穴を埋めておけば、そんなことにはならない。そのため、プロジェクトマネージャーはこのタスク登録について本気で作業する必要があるのだ。

 とは言え、従来アナログやエクセル<7591>で行なっていた作業と比べると、「マンモスプロジェクト」は格段に手間がかからない。タスクを一気に書き出し、それをドラッグ&ドロップで関連づけてマッピングできる。プロジェクトの内容と状況が一目瞭然となり、頭を使わなくても管理できるようになる。

4つのタスクビューで直感的に漏れなく管理できる

 「マンモスプロジェクト」では登録したタスクを4つのUIで確認できる。最初に表示されるのが「リスト」ビューだ。タスクを登録したら、「プロジェクトマップ」ビューを開いてみよう。登録したタスクが左側に並んでいるので、右側にドラッグ&ドロップして配置する。次にそのタスクに重ねるようにして次のタスクをドロップすると、その後ろに追加され、ラインが引かれるのだ。

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タスクをマップにドラッグ&ドロップする
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次のタスクを重ねてドロップする
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最初のタスクの後ろにタスクを追加できた
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タスクを並べてみる
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複数のタスクに紐付けることもできる。また、特定の関係性を解除するには、タスクの上の「-」(マイナス)マークをドラッグして上のタスクにドロップする
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緑色のラインが消えた
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タスクに着手したり、完了したらステータスを変更する

 「カンバン」ビューはステータスごとにタスクを一覧できる。誰がどんなタスクを実行しているのかがすぐにわかるのだ。初期状態では「やること」「作業中」「確認中」「完了」の4種類が登録されているが、自由に追加することも可能だ。

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カンバンビューで進行状況を一覧で把握する
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右上のボタンからステータスを追加することもできる

 最後は「カレンダー」ビュー。カレンダー形式で、タスクの状況を確認できる。締め切り日の重なりなどをチェックする際に役立つが、このビューを活用するならタスク登録時に日付を入れるのを忘れずに。

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カレンダー形式でタスクを確認できる

効率的なコミュニケーションがトラブル回避のキモ

 プロジェクトを効率的に進めるには、コミュニケーションが大切だ。情報共有が不足していると現場が混乱し、モチベーションが低下してしまう。誰しも「言った」「言わない」でもめるのは嫌なもの。であれば、それも「マンモスプロジェクト」で行なってしまえばいい。

 タスクの詳細画面で個別の連絡ができるうえ、任意の話題で掲示板を作成できる「ディスカッション」機能も備えている。またファイルアップロード機能も備えているので、画像やPDF、Office文書などプロジェクトに必要なファイルを手軽に共有できる。コミュニケーションをしっかり取っていれば、「言った」「言わない」のすれ違いが発生することもないし、ファイルを探し回る手間もない。

 全員がプロジェクト全体の状況を見られるのだから、間に入って情報を橋渡ししたり、進捗を調整したりする必要もない。それぞれが「マンモスプロジェクト」を見て、自分のやるべきことをやればいいだけ。プロジェクトマネージャーは、各タスクが「作業中」になり「完了」になっていくのをチェックし、問題が発生すれば、誰がどの状態で止まっているのかがすぐにわかるようになる。

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各タスクでコメントや画像を投稿できる
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「ディスカッション」タブで新しく掲示板を作成できる
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タイトルや参加ユーザーを選択する。今後参加するメンバーも自動的に追加することも可能だ
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掲示板スタイルで何でも書き込める。画像を投稿することも可能だ
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「宛先を選ぶ」で話しかける相手を指定することも可能

 ビジネスを継続すると、似たようなプロジェクトを動かすこともある。そんな時は、以前のプロジェクトをまるまるコピーすることもできる。最初のタスク登録が不要になるのはありがたいところ。多人数のメンバーでプロジェクトを動かすことが多い人なら、是非活用したいサービスだ。

 価格は前出の通り、メンバーあたり500円/月(税別)。現在はひとり追加するごとに1000円分のクーポンがもらえるので、実質2ヵ月無料で利用できる感じ。もちろん、プロジェクトが完了すればそこで終了。あまりにも安くて、スタートアップとして利益が出ているのか心配になるが、問題ないそう。現在、スマホではブラウザーを利用しているが、近いうちにAndroidとiOSのネイティブアプリの公開を予定しているとのことだ。

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プロジェクトはコピーして再利用できる
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価格はひとりあたり500円/月。格安だ
アスキー
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    最終更新: 11月23日(水)06時30分

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