スタッフの顔と名前の一致に特化した「カオナビ」を体験してみた

アスキー 2017年01月11日(水)06時30分配信

 少人数の会社であれば同僚の名前はすべて把握していることだろう。しかし、複数拠点があったり、人数が多いと顔と名前を覚えきれない、と言う人もいるのではないだろうか。人数が増えた企業の人材マネジメントでは、いろいろとトラブルが起きる。今回は、そんなピンポイントなニーズを解決してくれる「カオナビ」を体験してみた。

kn
スタッフと会う前に、名前と顔、個人情報などをインプットしておく

マネジメント層が部下の顔と名前を一致させるために活用する

 部下の顔と名前を覚えるなんて基本中の基本。とは言え、多拠点に展開する企業や大人数を抱える企業だと、なかなかうまくいかないもの。筆者も人の顔と名前を覚えるのがとても苦手なたち。経営している飲食店は4店舗、スタッフは20人を超える。もちろん、長く働いている社員はわかるのだが、新しい人だとなかなか顔と名前が一致しない。特に今は新店の準備で、自分が面接していない人まで入ってきているので把握しきれない。しかし、部下の顔と名前が一致しないのは最悪だ。毎回元気よく挨拶するものの、そこから先が続かないのだ。

 そんな時、ぴったりのスタートアップサービスに出会った。顔写真を使って新しい人材マネジメントを提案する「カオナビ」だ。部下の顔と名前を一致させる、という一点突破の特化型サービス。2012年4月にサービスをスタートし、4年半が経過。現在、340社に導入され、拡大中のスタートアップだ。

 早速体験してみよう。「カオナビ」にサインインすると、ダミーデータが2人分入っている。最初に行なうのは、登録する基本情報のフォーマット作りだ。社員番号や性別、年齢といった基本的な項目はあらかじめ配置されているが、雇用形態や身長、好きな食事などの項目を追加できるのだ。同様に、新しいシートを作り、SNSのアカウントをまとめて登録したりできる。次に、組織の部署を登録。所属をツリーで管理できるので、複雑な部署ワケをしている会社でもOK<3808>だ。これで最低限の受け入れ準備は完了だ。

kn
「カオナビ」のウェブサイト。無料トライアルや無料デモを申し込める
kn
カオナビの画面
kn
設定画面を開き、マスター設定を行なう
kn
レイアウト設定を開く
kn
管理する項目を自由にカスタマイズできる
kn
新しいシートを追加できる。ここではSNSアカウントの管理シートを追加してみる
kn
「所属ツリー管理」で部署などを登録する

CSVファイルに入力して、まとめてデータを登録する

 初回登録時は、スタッフ全員の情報を入力するので、エクセル<7591>を利用したほうがラク。すでに人事データがあるならCSVで出力して、整形することになるだろう。今回は記事のために28人のデータをランダムに生成した。顔写真は、知人や編集部から提供いただいたサンプルデータなのでご承知いただきたい。

 まずは、「CSV入出力」から基本となるCSVファイルをダウンロードする。このファイルを元に修正すれば確実だ。まずは、基本情報をダウンロード。エクセル<7591>などの表計算ソフトで開くと、社員番号や氏名、フリガナ、メールアドレスといった項目が用意されている。情報を入力したら、アップロードしてデータベースを書き換えればいい。

 同様に、追加シートのCSVファイルをアップロードする。CSVファイルの書き方にミスがあると、エラーが出るので確認しよう。筆者の場合は、例えば取締役会の番号を「001」にしたのだが、CSVでは「001」と入力しても「1」になるのではじかれてしまった。

 続いて本サービスのキモとなる顔写真をアップロードする。こちらもまとめてドラッグ&ドロップで登録可能。ただし、1枚の画像は5MB以下にする必要があるので、高解像写真などはリサイズしておく必要がある。その際、自動的に顔部分を切り出してアップにしてくれるのだが、うまく認識しない写真もあった。これも自分でトリミングしておく必要がある。写真を読み込んだら、プルダウンメニューから名前を選択していけばいい。

kn
「CSV入出力」を開き、ひな形となるCSVファイルをダウンロードする
kn
ファイルを開いたところ。このファイルをテンプレートとして、全スタッフの情報を入力する
kn
スタッフの情報を入力する。※画面のデータはダミー
kn
ファイルをアップロードする
kn
スタッフ情報をインポートできた
kn
「顔写真管理」を開いて画像をドロップする。1画像のファイルは5MB以下にしておくこと
kn
顔写真を選択し、プルダウンメニューから名前を選ぶ
kn
準備完了

登録した顔写真付き人事データを縦横無尽に活用してみる

 まずは全国チェーンの社長さんもやっている活用法から。視察に向かいがてら、スマホでその支店を絞り込み、社員情報をチェックするのだ。顔と名前を見ておくだけで、現場での認知率は格段に向上するはず。さすがに10分前に見ておけば忘れることもないだろう。名前で呼びかけるだけでなく、「出身青森なんだって?」とか「僕も○○大学出身なんだよ」のような会話もできる。現場スタッフのモチベーションが上がることは間違いない。

kn
全スタッフの情報と顔が登録された
kn
スマホでカオナビにアクセス。支店でスタッフを絞り込み、顔と名前をチェック
kn
詳細情報を確認することも可能

 新規プロジェクトを立ち上げたいとか、何かのイベントに参加する人を絞り込みたいときには「PICKUP LIST」機能が便利。リストを作成したら、顔写真を見ながらドラッグ&ドロップで追加していくだけでいい。もちろん、人材はいろいろな条件で絞り込める。例えば、TOEICの点数でスクリーニングして海外部門の面子を検討したりできるのだ。人材を顔写真でブックマークする感じだ。

kn
「PICKUP LIST」を開き「新しいリストの追加」をクリックする
kn
メンバーをドラッグ&ドロップする
kn
リストはいくつでも作成できる

 ユニークで活用法がいくらでも考えつきそうなのが、「SHUFFLE FACE」機能。横軸と縦軸に条件を設定し、マトリックスで顔写真を一望できるのだ。いろいろな切り口でスタッフ全員を一望できるのはとても面白い。

 支店と雇用形態や性別で並べて、バランスを調整するのも簡単。顔が見えているので、名前や社員番号とは比べものにならない情報量を元に判断できるのがメリットだ。企業によっては、TOEICの点数や社内評価、アパレルであれば身長といったステータスで分類するのもあり。シミュレーション機能もあり、自由にドラッグ&ドロップで入れ替えながら会議できるので分かりやすい。もちろん、シミュレーションを終了すれば元の状態に戻る。

kn
「管理者機能トップ」の「項目設定」で条件を登録する
kn
横軸をクリックし、条件を選択。ここでは「所属1」を選択する
kn
同じく縦軸もチェック
kn
支店と雇用形態のマトリックスが表示された
kn
支店と性別のマトリックスを表示したところ
kn
「シミュレーション開始」をクリックし、ドラッグで動かしながら会議できる
kn
エクセル<7591>にマトリックスをダウンロードすることも可能

アンケート機能や詳細なアクセス権限管理機能も備える

 機能の1つである「VOICE NOTE」では、メンバーからアンケートを集められる。項目もフォーマットから自由に設定できる。異動の希望などを募るのに活用できそうだ。

kn
「VOICE NOTE」から新しいイベントを作成し「調査票作成」をクリックする
kn
本格的なアンケートもドラッグ&ドロップで手軽に作れる
kn
ユーザーの回答画面

 忘れてはならないのが、人事情報は個人情報だ。同僚とは言え、同様の情報をメンバー全員に見せられるものでもない。そこで活躍するのが詳細なアクセス管理機能だ。どの情報をどこまで閲覧できるか、というアクセス権限を任意に作成できる。部長は現職者と入社予定者を閲覧でき、スタッフは現職者のみ。もちろん経営層は退職者も閲覧できる、といった具合にあらゆる情報について管理者権限をカスタマイズできるのだ。なんなら、部長歴1年未満と1年以上のように細かく作成することも可能。このアクセス権限管理機能のおかげで、入れられるデータは一通り入れて、後から活用法を考えられるのだ。

kn
詳細なアクセス管理が可能

 カオナビ代表取締役の柳橋氏によると、顔と名前が一致しなくなる閾値は100人程度という。とは言え、筆者のように顔を覚えるのが苦手で、数十人規模でも導入している企業があるそう。ある程度の人数を抱える企業で、顔と名前が一致しないという悩みがあるなら、一度検討してみてはいかがだろうか。

アスキー
もっと見る もっと見る

【あわせて読む】

    最終更新: 2017年01月11日(水)06時30分

    【関連ニュース】

    【コメント】

    • ※コメントは個人の見解であり、記事提供社と関係はありません。

    【あなたにおススメ】