個人情報保護新時代におけるデータ保護オフィサーとは?

ZDNet Japan 2017年11月14日(火)07時00分配信

 2018年5月25日、EUにおいて一般データ保護規則(General Data Protection Regulation : GDPR)が適用開始となります。情報セキュリティとはリスクの種類は異なるものの、個人情報保護法同様に、ポリシーの適用や情報流出時の対応など、少なからずグローバル展開する日本企業へ影響を与えるでしょう。今回は、GDPRへの対応策として企業が行わなければいけない、データ保護オフィサー(DPO)の設置に焦点をあてます。

DPOとは

 GDPRは、1995年のEUデータ保護指令を前身とするもので、ビジネスのグローバル化やクラウドサービスの利用拡大などのITの進化により個人情報にかかわるリスクが増大する中で、欧州経済領域(EEA)域内に所在する個人情報を原則として第三国に移転することを禁止し、基本的人権である個人情報の保護を図るものです。

 GDPRを遵守し、データガバナンスの実装をしていく上で重要な役割を担っているのが、データ保護オフィサー(Data Protection Officer : DPO)です。データ保護の責任者というと日本ではあまり馴染みのないポジションですが、欧州では古くから条例などで規定され、最高セキュリティ責任者ともその役割は異なります。今回はGDPRの条文(一般財団法人日本情報経済社会推進協会の「仮日本語訳」を引用)および2016年12月に第29条作業部会(EU の個人データの取扱いに関する助言機関)により公表されたガイドラインにもとづき、DPOについて解説します。

DPOの選任義務

 GDPRは37条1項及び4項において、どのような場合にデータ保護オフィサーを選任する必要があるかを規定しています。

 上記のうち、文言の1から4については、第29条作業部会はガイドラインにおいてその見解を示しています。

 1.「公的機関または団体」とは、加盟国の公共サービス、輸送インフラ、公共放送サービスの提供者等がこれにあたります。

 2.「中心的業務」とは、管理者又は処理者の目的を達成するための主要な業務のことをいいます。例えば、従業員への給与の支払やITサポート等は必要不可欠ではすが、付随的な業務であり主要な業務ではないため、これにはあたりません。「中心的業務」にあたる例としては、公共スペースを保護するために雇用されるセキュリティ会社の監視業務、患者の健康データに関する病院の処理業務等が挙げられます。

 3.「大規模」とは、関係するデータ主体の数、データの量や範囲、処理の期間又は永続性、処理活動の地理的範囲等の要素を考慮し判断するとされています。例えば銀行または保険会社が行う顧客データの処理は上記判断要素からしても「大規模」の処理にあたると解される可能性が高いといえます。これに対し個々の医師が患者の個人情報を処理するような場合は「大規模」の処理にあたらないといえます。

 4.「定期的かつ系統的な監視」のうち「定期的」とは、(1)一定期間において継続的にあるいは一定の間隔をおいておこなわれるもの、(2)定期的に繰り返されるもの、(3)常にあるいは定期的に行われるものをいいます。

 「系統的」とは(1)システムに沿っておこなわれるもの、(2)あらかじめ秩序立てておこなわれるもの、(3)データ収集のための一般的なプランの一部として行われるもの、(4)ストラテジの一部として実行されるものを指します。

 また「監視」とは、オンライン環境におけるそれに限定されず、例えば、ビヘイビアターゲティング広告や電子メールによるリターゲティングなどを目的とした、すべての形態のオンライン追跡とプロファイリングが例として挙げられています。

 興味深い例として、スコアリング(例えば、クレジットスコアリング、詐欺防止、または保険料の設定)や位置追跡、フィットネスおよび健康データの追跡、CCTV、ウェアラブルデバイス(スマートメーター、スマートカーなど)による処理も挙げられます。

 ちなみに、(C)で挙げられている「第 9 条で言及された特別な種類のデータ」とは、GDPRにおいて条件を満たさない限り扱いを禁じている個人情報のことです。この配慮が必要な個人情報をGDPRでは、人種もしくは民族的素性、政治的思想、宗教的もしくは哲学的信条、または労働組合員資格に関する個人データ、および遺伝データ、自然人の一意な識別を目的とした生体データ、健康に関するデー タまたは自然人の性生活もしくは性的指向に関するデータと規定しています。

 上記をまとめると、GDPRが適用となる公的組織や、定期的かつ系統的に膨大な個人情報を取り扱う、もしくは、膨大な配慮が求められる個人情報を取り扱かう企業・組織において、DPO設置の義務が発生します。

 また、GDPRによりDPOの選任義務が課されない場合であっても、EU加盟国の国内法により、DPOの選任が求められる場合があるため注意が必要です(37条4項)。例えば、ドイツは個人データの自動的処理に10人以上の従業員が継続的に関与している場合等にはDPOの選任を義務付ける国内法を制定しています。

DPOの選任方法

 DPOの選任方法については、GDPR37条2項、3項、5項、6項において規定されています。このうち、2項と5項に焦点をあて解説します。

 ガイドラインでは、「容易にアクセスできる」すなわち、事業体内部あるいは外部に関係なく、DPOの連絡先が容易に知りうる状況にることを推奨しています。

 また、データ主体や監督当局等、各々が異なる言語をもってDPOにアクセスすることが想定される状況下においても、円滑に対応できることも求められています。具体的には、マルチリンガルの人材や適切な翻訳メカニズムにアクセスできることが要求されるでしょう。しかしながら現実的にはそのような人材の発掘、翻訳メカニズムの実装は困難といえます。したがって、多国籍のメンバーをもって構成されたチームとしてのDPOの選任がより現実的であると考えられます。

 5項では、処理する個人データに求められる保護の程度に応じて、必要とされる専門知識を決定すべきとしています。DPOには法務・コンプライアンスやデータセキュリティなどのデータ保護に関する専門知識が求められるほか、処理される個人データのありようや、データ量が多いほどより高度な知見が必要となります。

 以上からDPOは、マルチリンガルかつ、個人情報を扱う形態に合わせた専門知識を兼ねそなえた人選およびチームをEU内で選任しなければいけません。これらの条件の高さが、日本の企業のGPO設置における大きなハードルとなっている可能性があります。

DPOの地位

 GDPRは38条1項から6項をもって、DPOの地位に関する事項を規定しています。

 ガイドラインでは、DPOが個人データ保護に関連するすべての問題に早期に関与することで、GDPRの遵守がより促進され、これにより場当たり的でない“デザインされたデータ保護対応(Data protection by Design)”を確保することが重要であるとしています。

 また、DPOはその組織内において、データ保護に関するディスカッションパートナーとみなされること、そしてデータ処理活動に関する作業部会の一員であることも併せて重要であるとしています。

 かかる趣旨をうけ、ガイドラインは組織に対し下記のようなアクションを推奨しています。

  • DPOがマネジメント層との定期的なミーティングに参加すること。
  • DPOの意見は常に比重を置かれるべきであり、仮に意見の相違があった場合には、その理由を文書化しておくこと。
  • セキュリティ侵害が発生した場合、DPOに速やかに報告すること。

 上記のほかに、管理者及び取扱者は、DPOが業務遂行するにあたり必要な資源(業務遂行のための十分な時間、予算、施設、カンファレンス参加等の訓練を含む)を提供する必要があります(38条2項で規定)。

 また、DPOは38条3項および38条6項の利益相反規定においてその強い独立性を担保されています。

 ガイドラインは具体例として、DPOがデータ処理につき高度のリスクがあるとして、管理者または処理者に行った業務遂行を要因に、解雇または罰則を受けることはないということを挙げています。

 また、ガイドラインは、利益相反が生じると考え得るポジションとして、最高経営責任者(CEO)、最高業務執行責任者(COO)、最高財務責任者(CFO)、マーケティング部門責任者、人事部門責任者、IT部門責任者などのシニアマネジメント層を例として挙げています。かかるポジションは、個人データの処理の目的及び方法を決めるポジションに当たり得るため、DPOの業務遂行との関係で利益相反が生じると考えられます。

 以上のことから、DPOはただ設置をするだけではなく、その地位や独立性を担保するための組織体制の構築まで求められます。

まとめ

 DPOの設置はコストや人材の確保等の理由により日本企業のGDPR対応にとって大きなハードルとなり、規制の存在を認識していながらDPOの設置をしていない企業もあるそうです。しかしながら、GDPR適用開始以降、監督当局が同規定の任務懈怠に対しどのような対応をとっていくかは未知数であり、多額の制裁金が課される可能性も否定できません。さらに、ガイダンスは、仮にDPOを自発的に任命しないことを決定した場合であっても、DPOの選任義務を満たさないと考える理由を文書化することを推奨しているため、監督当局に仮に理由を求められた場合に、これに応じられるような対策を取っておくことが懸命といえます。

 ※本記事は、著者の所属会社(パロアルトネットワークス株式会社)としての公式見解ではないため、GDPRに関する法的助言については専門家にお問い合わせください。

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    最終更新: 2017年11月14日(火)07時00分

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